Communicatie

Het grote pijnpunt dat naar boven kwam, is, niet geheel tot onze verrassing, communicatie: maandplanningen voor de wekelijkse activiteiten werden niet of te laat online gezet en speciale uren werden te laat doorgegeven waardoor familiale plannen in het gedrang kwamen of leden op foute momenten op de Chiro stonden; info over het kamp en concrete informatie voor nieuwe ouders was eveneens soms moeilijk te vinden en kon duidelijker. Stuk voor stuk problemen die de hoofdleiding dit jaar wilt verhelpen.

De communicatie over de wekelijkse activiteiten vormen het belangrijkste probleem. Daarom zal de hoofdleiding erop letten dat leiders dit jaar hun maandplanning tijdig online zetten. "Tijdig", dat wilt zeggen ten laatste op de laatste zondag van de voorafgaande maand op de website. Bij uitzonderlijke uren mogen jullie ook een e-mail verwachten. Ook groepen die via Facebook of Whatsapp rechtstreeks met de leden communiceren vallen onder dit systeem zodat ouders telkens op de hoogte zijn van de uren. Zo hopen we steeds onze planning op tijd en duidelijk door te geven.

Over het Chirokamp zullen we dit jaar vroeger en duidelijker communiceren. Bij de start van het Chirojaar zal de nodige informatie meteen op de website staan en de aankomsturen zullen we duidelijker vermelden. Ook tijdens het afgelopen Chirokamp ontbraken de tussendoorse berichtjes en foto’s. Daar brengen we dit jaar verandering in.

De website zal tevens een grondige schoonmaakbeurt ondergaan om relevante informatie gestructureerd te weergeven. Doorheen het jaar houden we alle secties up-to-date om gegevens actueel te houden, wat vorig jaar niet overal het geval was.

Nieuwe ouders zullen op de website en in een vernieuwd ledenboekje, dat we bij inschrijving doormailen, concrete informatie over de werking van onze Chiro kunnen terugvinden. Dit gaat onder andere over onze communicatiemiddelen, de werking van onze Chironamiddagen, de Chiro-avonden tijdens de examenperiodes, de Chirohemden en -sjaaltjes en de terugbetaling voor kamp.

Vanaf dit jaar zal elk van de flyers voor onze evenementen een kleine kalender bieden met daarop de data van al onze volgende evenementen. Dit om te voorkomen dat we ooit nog een evenement te laat beginnen aan te kondigen.

Een laatste belangrijk communicatiepunt is ons tweedehandshemdensysteem op onze website. Vorig jaar zijn we er grandioos in gefaald dit systeem voldoende te promoten, wat ervoor zorgde dat het systeem totaal niet werkte. Om onduidelijkheden weg te werken, volgt hier voor eens en voor altijd de uitleg, die we zo veel mogelijk zullen proberen te verspreiden en die je ook in het ledenboekje terug zal kunnen vinden.

Via onze website onder de sectie “Hemden” kan je je Chirohemd aanbieden of een Chirohemd van andere Chirogezinnen aankopen. Het werkt vrij simpel: in deze sectie staat een link naar een tabel met daarin contactgegevens van de ouders die een hemd aanbieden. Wil je een hemd kopen, dan stuur je een e-mail naar het opgegeven e-mailadres; wil je een hemd aanbieden, dan schrijf je je gegevens in de tabel. Nadat een hemd verkocht is, kan je je gegevens gewoon weer uit de lijst halen. Let op: hoewel de Chiro een aantal hemden aanbied die het toevallig op overschot had, is het niet de bedoeling dat de Chiro hier actief hemden in alle maten ter beschikking stelt; daarvoor bestaat de Banier in Leuven. Het is daarom cruciaal dat als je een hemd hebt dat je kind niet meer past, dit meteen hier in de aanbieding zet zodat er voldoende hemden in voorraad zijn. Des te meer mensen hier gebruik van maken des te beter dat het werkt, dus kunnen we niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om hier aan mee te werken. Indien hier geen gepaste hemden ter beschikking zijn, kan je voor een nieuw hemd nog steeds in de Banier terecht. Als er iets niet werkt of nog onduidelijk is, laat het ons meteen weten!

Betreft communicatie naar nieuw-samengestelde gezinnen: we sturen steeds e-mails naar alle e-mailadressen die we bij de inschrijving binnenkrijgen. We kregen als opmerking dat we als Chiro niet kunnen weten wat er binnen een gezin afspeelt en daarom best bij inschrijving telkens alle gegevens van beide ouders verplicht opvragen. Het is juist echter om die reden, dat we niet weten wat er binnen een gezin afspeelt, dat we dat niet doen: alleenstaande ouders (bijvoorbeeld bij partnersterfte of bij een ouder die zich volledig heeft gedistantieerd) kunnen we moeilijk vragen beide gegevens in te vullen. We beschouwen het dus de verantwoordelijkheid van elke ouder om ons contactgegevens door te geven, ideaal door onderling af te spreken dit bij inschrijving te doen, anders achteraf door ons te contacteren, indien je wenst gecontacteerd te worden.

Chirowerking

Geen van de ouders die de enquête invulden vond de inschrijvingen voor de Chiro te duur, en we hebben daarom ook besloten om de prijs niet te veranderen. We kregen een aantal suggesties binnen om meer betalingen te includeren in het inschrijvingsgeld. De twee redenen waarom we dit niet doen vind je hieronder.

Ten eerste kregen we de vraag om betalingen die doorheen het jaar gebeuren, zoals zwemmen, schaatsen of weekends, mee te includeren in het inschrijvingsbedrag. We vinden echter dat degenen die deze activiteiten niet bijwonen ook niet moeten opdraaien voor de kosten. Bij elk van deze activiteiten proberen we sowieso geen winst te maken: alleen voor de kosten die we opdoen vragen we compensatie aan degenen die met de activiteit meedoen.

Ten tweede kregen we de vraag om met de leden geen geldactiviteiten meer te organiseren zoals huis-aan-huis-verkoop, en deze inkomsten eventueel te compenseren door een verhoging in het inschrijvingsgeld. Hoewel dit voor veel kinderen niet de leukste activiteiten zijn, kan iedere leider als doorwinterd Chirolid beamen hoe enorm leerzaam deze activiteiten zijn: niet alleen krijg je het besef mee dat je soms moet werken om sommige leuke activiteiten te financieren, ook krijg je hier de kans om wat assertiviteit te kweken en leer je mensen aan te spreken. Daarom lijkt het ons een goede keuze om dit systeem te behouden. Natuurlijk blijft het de bedoeling om plezier te hebben en proberen we dit soort activiteit vaak in spelvorm te gieten.

Voor het inschrijvingsgeld van het kamp duidde de overgrote meerderheid aan dat ze het een goede prijs vonden. Hoewel het wel een serieus bedrag is, zijn we dus niet van plan om het meteen te veranderen, maar we zullen in de toekomst eens bestuderen wat mogelijk is.

Over kampvervoer duidde de meerderheid aan dat ze het liefst enkel met de bus de kinderen laten terughalen. We behouden de regeling zoals het nu was.

Een andere opmerking die een paar keer terugkwam, is om meer de Chirohemden en sjaaltjes te promoten en te verplichten. We zullen dit jaar zeker ons best doen om beide meer te promoten, maar een hemd verplichten vinden we sociaal onverantwoord vanwege het prijskaartje dat hier aan vasthangt. Sjaaltjes daarentegen zijn in principe altijd al een verplichting geweest, maar door een tijdelijk tekort waren er afgelopen jaar veel leden zonder. Daar brengen we tegen de startdag verandering in. Degenen die thuis nog sjaaltjes hebben, mogen die altijd komen inruilen voor de € 5 waarborg!

Er was, enigszins tot onze verrassing, een paar keer de suggestie om de Chironamiddag voor de jongste groep Rood&Blauw te verlengen naar drie uur; en voor de oudere groepen eventueel ook een uur langer. Betreft dit laatste, de Chiro voor oudere groepen langer dan drie uur laten duren: we vinden drie uur een goede tijdspanne om een grote activiteit te organiseren. Bovendien zijn de leiders voor en na de activiteit nog bezig met hun taken voor de Chiro, dus zou een verlenging wat te veel tijd kosten voor de schoolgaande leider. Dit behouden we dus. Voor Rood&Blauw is dit een andere kwestie, maar we zullen dit momenteel ook behouden: aangezien we hier geen vraag over in de enquête hadden gestoken, kunnen we alleen gissen naar of deze mening door meer ouders gedeeld wordt, dus is dit een vraag die we misschien in een volgende enquête kunnen stellen.

Evenementen

Voor al onze evenementen hebben we nuttige feedback gekregen, waarvoor bedankt! Doorheen het jaar zullen we hier voortdurend naar kijken.

Over de spreiding en het aantal evenementen: de meerderheid liet weten hier geen probleem mee te hebben. Toch hebben we besloten om wat te herorganiseren; mede omdat de werkdruk voor de leidersploeg zelf in het tweede semester anders wat zwaar is. Voor één keer zal de traditionele Crescendoquiz niet doorgaan, die we normaal rond februarie/maart organiseren. Voor volgend Chirojaar, 2020-2021, is de hoofdleiding nog opties aan het overlopen om plaats te maken in het tweede semester zodat er weer voldoende ruimte in het voorjaar is voor de wedergeboorte van de Crescendoquiz.

De Crescendoloop en braderie worden georganiseerd door Crescendobeheer, een kleine groep geëngageerde mensen die onze gebouwen beheren, met als hoofdorganisator Kristof Monival. Alle feedback over deze evenementen hebben we dus doorgespeeld naar Kristof, waarna hij ook dankbaar liet weten er rekening mee te houden.

Voor de ontbijtactie kregen we tweemaal de leuke suggestie om eens een gezamenlijk ontbijt op de Chiro te organiseren. Hoewel het idee ons wel aanstaat, denken we niet evenveel mensen hiermee te bereiken. Zouden we dit combineren met het huidige leversysteem, dan eisen we een nog wat zwaardere tol van de leidersploeg die zich al vanaf 4u ’s ochtends inzet om alle ontbijten gereed te krijgen. We houden het voorlopig dus alleen op leveringen.

De onnodige verpakkingen die met de ontbijten gepaard gaan kwamen in de enquête ook naar boven. De winkels die ons sponsoren of waar we inkopen doen hebben echter meestal enkel afzonderlijk verpakt eten, waardoor we hier jammergenoeg weinig controle over hebben. We houden alleszins onze ogen open voor betere alternatieven.

Betreft het oudercafé/groepsfeest: de meerderheid duidde aan liever een groepsfeest te hebben. Dit blijven we dus zeker behouden. De vraag kwam vrij vaak naar boven of we niet beide kunnen organiseren: zowel een oudercafé als een groepsfeest. Dit doen we niet aangezien we best al veel evenementen hebben en niet meteen een tijdsvenster vrij hebben om nog een evenement te organiseren.

Alleszins zeer bedankt voor alle antwoorden. We rekenen op jullie feedback!

Op naar een nieuw Chirojaar

Hoofdleiders Thomas, Stijn, Simon en Stijns nog geheimzinnige aanstaande vervanger